Po stronie pracodawców mogą rodzić się wątpliwości odnośnie do podstaw wprowadzenia na terenie zakładu pracy nadzoru w formie monitoringu i ciążących na pracodawcach obowiązkach z tym związanych. Odpowiedź na to pytanie daje w szczególności analiza art. 22 (2) Kodeksu pracy oraz RODO.
Cele prowadzenia monitoringu w zakładzie pracy
Uzasadnieniem prowadzenia na terenie zakładu pracy nadzoru w formie monitoringu będzie zaistnienie sytuacji, w której ma on zmierzać do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Wystarczającym jest spełnienie jednej z powyższych przesłanek.
Zasady wprowadzenia monitoringu w zakładzie pracy
Wprowadzając monitoring w zakładzie pracy należy kierować się koniecznością respektowania następujących zasad:
Zasada niezbędności oscyluje wokół braku możliwości osiągnięcia przez pracodawcę powyżej wskazanych celów w inny sposób niż właśnie poprzez wprowadzenie monitoringu.
Zasada ochrony godności i dóbr osobistych pracownika zakreśla ramy, poza które pracodawca nie może wyjść wprowadzając monitoring w zakładzie pracy. Przejawia się to wskazaniem katalogu miejsc, w których nie może zostać wprowadzony monitoring. Katalog ten obejmuje: pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki oraz palarnie.
Od zasady tej istnieje wyjątek dopuszczający wprowadzenie monitoringu we wskazanych powyżej pomieszczeniach, w sytuacji w której byłoby to niezbędne dla realizacji w/w celów. Należy jednak pamiętać, iż sytuacja taka nie może naruszać godności i innych dóbr osobistych pracownika.
Zasada niezależności związków zawodowych obowiązująca od 04.05.2019 r. jest jednoznaczna z zakazem wprowadzania monitoringu – bez jakichkolwiek wyjątków – w pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.
Zasada ograniczenia przechowywania danych osobowych znajduje swoje źródło nie tylko w polskim ustawodawstwie, ale również w RODO (art. 5 ust. 1 lit. e RODO). Narzuca ona przechowywanie danych osobowych w formie umożliwiającej identyfikację danej osoby przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do celów przetwarzania tychże danych osobowych. Kodeksowy termin ich przechowywania to 3 miesiące z możliwością przedłużenia do zakończenia prawomocnego postępowania, w którym nagrania takie są wykorzystywane w postępowaniu dowodowym.
Zasada przejrzystości przetwarzania danych osobowych mająca źródło w szczególności w art. 5 ust. 1 lit. a RODO została zaimplementowana do Kodeksu pracy m.in. w art. 22 (2) § 6 – 10. Materializuje się ona chociażby poprzez poinformowanie pracowników o wprowadzeniu monitoringu nie później niż na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem, sprecyzowaniu przez pracodawcę i poinformowaniu pracowników o celach, zakresie i sposobie wprowadzania monitoringu czy poinformowania w formie pisemnej pracownika o powyższym przed dopuszczeniem go do pracy.
Pozostałe obowiązki pracodawcy związane z wprowadzeniem monitoringu w zakładzie pracy
Poza wskazanymi powyżej obowiązkami ciążącymi na pracodawcy w związku z wprowadzeniem przez niego monitoringu w zakładzie pracy wskazać należy również m.in. na obowiązek wyraźnego oznaczenia pomieszczeń podlegających monitorowaniu na jeden dzień przed jego uruchomieniem czy ograniczeniu monitoringu jedynie do rejestracji obrazu – bez rejestracji dźwięku i bez wyposażenia kamer w mikrofony.
Podsumowanie
Zarówno polskie (w szczególności Kodeks pracy), jak i unijne (w szczególności RODO) ustawodawstwo przewidują możliwość wprowadzenia w zakładzie pracy monitoringu. Każdorazowo jednak taka sytuacja wiązać się będzie z obowiązkiem dopełnienia przez pracodawcę wskazanych powyżej obowiązków. W przeciwnym wypadku pracownikowi przysługiwać może m.in. uprawnienie do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia przez pracodawcę podstawowych obowiązków wobec pracownika.