W dobie pandemii na znaczeniu bardzo mocno zyskała forma pracy zdalnej i wszystko wskazuje na to, że już wkrótce na stałe znajdzie ona swoje miejsce w Kodeksie pracy. Obecne regulacje dotyczące pracy zdalnej wprowadzone przez Tarczę Antykryzysową mają charakter tymczasowy i nie stanowią wystarczających rozwiązań z uwagi na swój ogólny charakter, zaś przewidziane w Kodeksie pracy regulacje z zakresu telepracy są zdecydowanie mniej elastyczne niż przywołana regulacja dotycząca pracy zdalnej. Zgodnie z zapowiedziami legislacyjnymi projekt zmian Kodeksu pracy w tym zakresie może zostać uchwalony jeszcze w 2022 r., natomiast sama ustawa ma wejść w życie po upływie 3 miesięcy od dnia odwołania na całym obszarze Rzeczypospolitej Polskiej obowiązującego stanu epidemii.
Czego może spodziewać się pracodawca w związku ze zmianami w Kodeksie pracy?
Zmiany jakie ma wprowadzić nowelizacja przede wszystkim mają umożliwiać wykonywanie pracy zdalnej całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, a praca zdalna będzie wykonywana na podstawie uzgodnienia między stronami umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia.
Wyjątkowo, wykonywanie pracy w formie zdalnej będzie mogło zostać polecone przez pracodawcę pracownikowi bez porozumienia, na określony czas, w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, lub gdy będzie to niezbędne ze względu na obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika w tej sytuacji może odbywać się przy zastrzeżeniu, że pracownik złoży oświadczenie o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy w tej formie.
Zasady wykonywania pracy zdalnej, zgodnie z przygotowanym projektem, będą musiały zostać także wewnętrznie uregulowane w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a związkami zawodowymi, a w przypadku braku porozumienia – w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia. Jeżeli u danego pracodawcy nie działają organizacje związkowe, pracodawca zobowiązany będzie skonsultować treść regulaminu z przedstawicielami pracowników. Wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne także indywidualnie w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie, albo nie został wydany regulamin, przy czym pracodawca powinien określić zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
Projekt zmian przewiduje także, że w trakcie zatrudnienia zarówno pracownik, jak i pracodawca może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Co istotne, odmowa wyrażenia zgody przez pracownika na zmianę warunków wykonywania pracy nie będzie mogła stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę.
Czy pracodawca poniesie koszty związane z pracą zdalną jego pracowników?
W związku z faktem, iż projekt nowelizacji nakłada na pracodawcę nowe obowiązki, ich realizacja może wiązać się z dodatkowymi kosztami. Wydatki te mogą dotyczyć m.in. zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej (np. zakup laptopa, czy telefonu), czy też pokrycia kosztów związanych z pracą zdalną, jak choćby związanych z instalacją, eksploatacją czy konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych. Projekt przyznaje stronom uprawnienia do ustalenia zasad wykorzystywania przez pracownika prywatnych narzędzi pracy i materiałów w pracy zdalnej, gdzie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną, przysługiwać ma w takiej sytuacji ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą lub alternatywnie możliwość wypłaty ryczałtu, którego wysokość ma odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.
Praca zdalna – co z kontrolą pracownika?
Projekt nowelizacji zakłada także prawo kontroli pracownika przez pracodawcę w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Aspekty te powinny zostać uregulowane w dokumentach wewnętrznych, jak porozumienie lub regulamin (np. zasady wejścia pracodawcy do domu pracownika).
Czy praca zdalna wpłynie na obowiązki pracodawcy w zakresie BHP?
W dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy pracodawca zobowiązany będzie realizować względem takiego pracownika jedynie częściowo obowiązki z zakresu BHP. Nowe przepisy zakładają bowiem, że to pracownik organizuje stanowisko pracy zdalnej z uwzględnieniem wymagań ergonomii.
Kiedy okazjonalna praca zdalna?
Przepisy dopuszczają także, w ograniczonym wymiarze kalendarzowym w ciągu roku, możliwość tzw. okazjonalnego wykonywania pracy zdalnej także dla pracowników, których stosunek pracy nie jest regulowany przepisami o pracy zdalnej. Z wnioskiem takim będzie mógł wystąpić jedynie pracownik, zaś pracodawca powinien taki wniosek uwzględnić.
Podsumowanie
To nie wszystkie ale jedne z najważniejszych zmian jakie mają zostać wprowadzone do obowiązującego porządku. Proponowane zmiany, choć nie regulują kompleksowo wszystkich zagadnień związanych z pracą zdalną, to z całą pewnością stanowią skuteczną i słuszną odpowiedź na postulaty pracowników oraz organizacji pracodawców coraz powszechniej korzystających w praktyce z systemu pracy w trybie „home office”.
Choć projektowane przepisy w zakresie pracy zdalnej wejdą w życie dopiero po upływie 3 miesięcy od dnia odwołania na całym obszarze Rzeczypospolitej Polskiej obowiązującego stanu epidemii, to już teraz warto zapoznać się, w jaki sposób zmiany te wpłyną na przedsiębiorców.