Jak było dotychczas?
Zgodnie z obowiązującymi do końca 2021 r. zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe podpisywała dotąd, wskazując datę podpisu, osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kierował organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Można było odmówić podpisania tego sprawozdania, przy czym odmowa podpisu wymagała pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.
Z praktycznego punktu widzenia oznaczało to tyle, że w przypadku zarządu wieloosobowego, każdy jego członek był zobowiązany do złożenia podpisu na sprawozdaniu, co dodatkowo komplikował fakt, gdy członek lub członkowie Zarządu byli obcokrajowcami nieposiadającymi podpisu kwalifikowanego, podpisu w formie profilu zaufanego lub podpisu ePUAP.
Kto, według nowych zasad, może podpisać sprawozdanie finansowe?
Z dniem 01.01.2022 r. weszły w życie istotne zmiany w tym zakresie, które obecnie umożliwiają w jednostkach, w których kierownikiem jest organ wieloosobowy (np. zarząd), podpisywanie sprawozdań finansowych także przez wybranych (jednego lub więcej) członków tego organu. Jest to zatem rozwiązanie alternatywne dla sytuacji, gdzie sprawozdanie podpisują wszyscy jego członkowie. Możliwość podpisania sprawozdania przez co najmniej jedną osobę wchodzącą w skład tego organu jest jednak uwarunkowana uprzednim spełnieniem określonych wymagań, które wiążą się z koniecznością złożenia przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości lub zakomunikowania odmowy złożenia takich oświadczeń. Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia. Zarówno oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, jak i odmowa złożenia takiego oświadczenia, jest dołączana do sprawozdania finansowego.
Co należy wskazać w treści oświadczenia?
W treści odmowy podpisu pod sprawozdaniem finansowym, jak również w treści oświadczenia lub odmowy złożenia oświadczenia, wskazuje się sprawozdanie finansowe, którego te dokumenty dotyczą, w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.
W jakiej formie należy złożyć oświadczenie?
Dodatkowo przepisy wskazują, że odmowę podpisu pod sprawozdaniem finansowym, jak również oświadczenie lub odmowę złożenia oświadczenia sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym albo sporządza się w postaci papierowej oraz opatruje własnoręcznym podpisem.
Ponadto, gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy i jeżeli odmowa podpisu, oświadczenie lub odmowa złożenia oświadczenia zostały sporządzone w postaci papierowej opatrzonej własnoręcznym podpisem, jedna z osób wchodzących w skład tego organu, podpisująca sprawozdanie finansowe, zapewnia sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów.
Przepisy te znajdą odpowiednie zastosowanie m.in. do sprawozdania z działalności jednostki, z tym, że nie podpisuje go osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Czy oświadczenia należy przechowywać i jak długo?
Dodatkowym obowiązkiem, jaki nakłada nowelizacja ustawy o rachunkowości w tym zakresie, jest konieczność przechowywania ww. dokumentów przez okres co najmniej 5 lat. Termin ten liczony od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zatwierdzono sprawozdanie finansowe. Jeżeli jednostka jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych niezwolnionym podmiotowo z podatku oraz niemającym obowiązku przekazywania sprawozdań finansowych do KRS, jest zobowiązana przekazywać także ww. dokumenty wraz ze sprawozdaniem finansowym do Szefa KAS w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
Od dnia 01 czerwca 2022 r. wejdzie natomiast w życie obowiązek składania przez kierowników jednostek ww. dokumentów wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym do KRS.
Wprowadzone zmiany należy ocenić pozytywnie, stanowią one bowiem duże ułatwienie dla jednostek kierowanych przez zarządy wieloosobowe. W praktyce ma się to przyczynić do uproszczenia procedur oraz skrócenia czasu na wypełnienie ustawowych obowiązków w zakresie podpisywania sprawozdań finansowych.