Z dniem 1 lipca weszła w życie nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. z 2021 r. poz. 112 ze zm.), która wprowadziła długo oczekiwaną i kilkukrotnie przekładaną rewolucję w postępowaniu rejestrowym polegającą na jego pełnej informatyzacji. Obecnie przedsiębiorcy mogą składać wnioski do KRS o wpis lub zmianę wpisu wyłącznie za pośrednictwem „systemu teleinformatycznego”.
Co to oznacza w praktyce?
Od 1 lipca 2021 r. wszystkie wnioski do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego mogą być składane wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem dedykowanego Portalu Rejestrów Sądowych (https://prs.ms.gov.pl/). Składane dokumenty muszą zostać opatrzone odpowiednim podpisem elektronicznym osoby reprezentującej daną jednostkę (profil zaufany ePUAP, podpis osobisty oparty o e-Dowód, kwalifikowany podpis elektroniczny). Kategoryczne brzmienie art. 19 ust. 2 ustawy o KRS wskazuje jednoznacznie, że przedsiębiorcom nie przysługuje prawo wyboru pomiędzy formą papierową, a elektroniczną składanego wniosku, a wnioski złożone w formie papierowej nie będą wywoływały skutków prawnych.
Wskazać jednak należy, że powyższy wymóg nie dotyczy podmiotów wpisanych do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz SPZOZ. Ustawodawca inaczej potraktował wyżej wymienione podmioty i przyznał im prawo wyboru formuły, w jakiej będą składać wnioski do rejestru, co oznacza, że mogą to uczynić zarówno papierowo, jak i elektronicznie.
Co z dokumentami składanymi w sądzie?
W tym miejscu pojawia się pytanie, w jaki sposób należy złożyć w sądzie rejestrowym dokumenty stanowiące podstawę wpisu sporządzone w formie papierowej. Ustawa dopuszcza możliwość złożenia załączników w formie odpisów elektronicznych poświadczonych przez notariusza albo występującego w sprawie pełnomocnika będącego adwokatem lub radcą prawnym. Przedsiębiorca może również wysłać do sądu niepoświadczone skany dokumentów, pod warunkiem równoległego wysłania ich oryginałów w formie tradycyjnej (papierowej) w nieprzekraczalnym terminie 3 dni od daty złożenia wniosków.
Powyższa zasada nie dotyczy jednak wnioskowania o zmiany danych w rejestrze w związku z czynnościami dokonanymi przed notariuszem – przykładowo w sytuacji dokonania zmian w umowie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością na formularzu KRS-Z3. Wówczas wnioskodawca zobowiązany jest do wskazania jedynie numeru z Repozytorium aktu notarialnego bez konieczności składania oryginału bądź kopii dokumentu do akt rejestrowych. Jak to możliwe? Wykorzystane zostanie Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych, w którym notariusze gromadzą i przechowują elektroniczne wypisy aktów notarialnych dostępne dla sądów rejestrowych. Po sporządzeniu aktu notarialnego, który ze względu na swą treść podlega zgłoszeniu do rejestru przedsiębiorców KRS, notariusz niezwłocznie umieszcza elektroniczny wypis tego aktu opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym w Repozytorium. Z chwilą umieszczenia wypisu lub wyciągu z aktu notarialnego w Repozytorium generowane jest zawiadomienie, które zawiera numer, pod którym dokument został zarejestrowany, oraz datę i godzinę dokonania rejestracji. Jeden egzemplarz tego zawiadomienia notariusz przekazuje stronie czynności notarialnej, a drugi składa przy oryginale aktu notarialnego. Otrzymany od notariusza numer widniejący na zawiadomieniu możemy wykorzystać podczas wypełniania wniosku do KRS – wówczas system pobierze odpowiedni akt z Repozytorium i automatycznie dołączy do wniosku.
Jak uzyskać dostęp do akt rejestrowych?
Informatyzacja postępowania rejestrowego wymusza też zmiany w dostępie do akt rejestrowych. Od 1 lipca 2021 r. akta rejestrowe prowadzone są wyłącznie w formie elektronicznej. Nie oznacza to jednak, że akta już istniejące we wskazanej dacie zostaną zdigitalizowane, tj. przetworzone z formy papierowej na elektroniczną. Zmiana dotyczy wyłącznie dokumentów składanych po 1 lipca 2021 r. W konsekwencji, dla spółki zarejestrowanej przed dniem 1 lipca 2021 r. prowadzone będą akta zarówno w wersji papierowej (obejmujące zdarzenia do 1 lipca 2021 r.) jak i elektronicznej (obejmujące zdarzenia późniejsze). Ponadto, w przypadku złożenia do akt rejestrowych dokumentów w wersji papierowej (np. oryginał protokołu zgromadzenia wspólników), to będą one, po przetworzeniu na wersję elektroniczną, załączone do akt papierowych, przy czym mają stanowić jedynie wersję pomocniczą wobec akt elektronicznych (art. 9 ust. 6-8 ustawy o KRS).
Pomysł pełnej informatyzacji postępowania rejestrowego należy ocenić pozytywnie. Mamy nadzieję, że wprowadzone zmiany przyczynią się do przyspieszenia rozpoznawania wniosków przez sądy rejestrowe i poprawią bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, eliminując tym samym obecnie istniejący problem utrzymującej się niezgodności treści wpisu w KRS ze stanem faktycznym wywołany zbyt długo trwającymi procesami rejestracyjnymi. Nasza Kancelaria oferuje przedsiębiorcom kompleksową pomoc w prowadzeniu postępowań rejestrowych za pośrednictwem systemu e-KRS.